Внедрение СЭД на базе Docsvision в компании «Восточная Техника» — официальном дилере компаний Caterpillar, Sullair и Metso Minerals — имело первопричиной автоматизацию работы с договорами и финансовыми документами.
После этого на базе Docsvision были автоматизированы как стандартные процессы делопроизводства, так и общего менеджмента. Миграция решения в 2015 году на новую версию Docsvision 5.4 стала важной вехой проекта, позволившей повысить скорость работы в системе, расширить зону автоматизации (контуром кадровых документов) и реализовать дополнительный функционал, позволяющий учесть специфику деятельности и стандарты предприятия. На сегодня автоматизирована деятельность в СЭД сотрудников Центрального офиса и 26 филиалов компании. Систему используют более 250 сотрудников компании.
В ходе проекта была автоматизирована и обработка финансовых документов, организовано их хранение. В процессе согласования заявок в системе реализована сверка планируемых расходов и бюджетных лимитов, с формированием соответствующего уведомления в случае необходимости. Для передачи согласованных финансовых документов в учетную систему была реализована интеграция с Microsoft Dynamics AX. Внедрение единой СЭД было особенно важно, учитывая территориальную разветвленность компании и необходимость активного удаленного общения сотрудников, находящихся в разных городах.
В 2015 году компания обновила платформу до самой актуальной версии Docsvision 5.4 и реализовала новый функционал системы по обработке кадровых документов. Среди интересных доработок — специальная система аналитик, позволяющая проанализировать документы по определенным признакам и создать систему сложной маршрутизации. Обеспечены условия формирования проектов договорных документов как с разделами текста, защищенными от редактирования пользователем, так и частями, доступными ему для изменений. Внедрена автоматическая защита подписанных договоров от несанкционированного или случайного изменения в СЭД за счет конвертации подписанного документа из формата MS Word в формат pdf. Для удобства пользователей и сокращения однотипных операций реализована групповая печать финансовых и кадровых документов: формирование пакетов документов (две и более карточек) и передача их на печать одним действием.
Территория, которую обслуживает «Восточная Техника», является самой большой дилерской территорией Caterpillar в мире. Компания имеет 29 региональных подразделений и филиалов и более 750 сотрудников. Головной офис компании находится в Новосибирске.
Екатерина Камчатова, исполнительный директор ECMGroup.pro, отмечает: «Этот проект был очень интересным, потому как нам предстояло решить комплекс задач: автоматизация основных бизнес-процессов, работа с большим объемом документов, внедрение системы во всех ключевых подразделениях и филиалах, а значит, детальная проработка организации доступа сотрудников к ресурсу. Внедрение Docsvision дало нам колоссальный опыт в плане понимания бизнес-процессов дистрибуторов с сетью филиалов, который мы применяем в дальнейшей работе. Мы искренне гордимся этим проектом и взаимодействию, которое выстроено с «Восточной техникой», показывающим себя как зрелый, активный и ответственный заказчик».
Татяна Чеснова, IT Manager ООО «Восточная Техника», руководитель проекта, сказала: «Уже в период опытно-промышленной эксплуатации польза от решения стала очевидной. Значительно сократились сроки и трудозатраты по созданию, согласованию и работе с договорами и финансовыми документами компании. Теперь все под контролем и в полном порядке. Команда ECMGroup.Pro очень ответственно отнеслась к нашим потребностям и построила решение, продуманное до мелочей. Именно поэтому мы обновляем и развиваем созданную систему, продолжая расширять ее функционал. Docsvision 5 в этом отношении действительно предлагает колоссальные возможности».