Решение автоматизировать документоцентричные процессы предприятия с помощью современного профессионального инструмента было принято руководством АО «Корпорация «Стратегические пункты управления».
Необходимо было решить задачи сокращения сроков регистрации и обработки организационно-распорядительной документации (ОРД), сроков подготовки и согласования, контроля исполнения документов. СЭД должна была уменьшить риски потери документов, обеспечить пользователям хранение и удобный доступ к документам в электронном виде.
Совместно с партнёром – компанией «АСКОН-ЦР» — специалисты корпорации провели исследование рынка и, изучив преимущества различных систем, остановили свой выбор на российской платформе Docsvision. На её базе в 2016 году была полноценно запущена в работу система электронного документооборота предприятия. Решение базируется на стандартных возможностях платформы, настроено партнером под конкретные бизнес-процессы с помощью имеющихся в Docsvision конструкторов.
Удалось полностью автоматизировать движение служебных записок: экономические службы предприятия в течение года выпускают их порядка 1000. Автоматизировано согласование и подготовка приказов, распоряжений, исчезла необходимость вручную собирать визы на документ. Сегодня в СЭД осуществляется подготовка писем и проектов документов, получение статистических отчетов по документообороту и исполнению документов в установленные сроки.
Сейчас СЭД использует все руководство компании, руководители отделов (структура включает в себя порядка 70 отделов) и сотрудники, ответственные за делопроизводство. В планах развития системы – интеграция с системой «1С» и добавление новых бизнес-процессов.
Борис Серенко, начальник ИТ-отдела АО «Корпорация «СПУ», отмечает: «Я считаю, что мы успешно реализовали проект, несмотря на нюансы, которые, наверное, неизбежны при внедрении любой масштабной ИТ-системы. Могу оценить результат как пользователь — удобно, когда есть доступ в СЭД ко всем документам, которые я создавал и в работе над которыми принимал участие. Удобно, что нет необходимости вручную их подписывать, особенно учитывая масштабы нашего предприятия и расположение в нескольких корпусах. Порядок в документах – это ещё и значительная экономия времени, т.к. процесс согласования у нас сократился с нескольких дней до нескольких часов».
Алексей Губарев, руководитель отдела ООО «АСКОН-ЦР», сказал: «Компания АСКОН много лет на рынке, и за плечами у нас немало сложных и интересных проектов. Мы как раз завершили внедрение САПР КОМПАС-3D в головной организации Корпорации и находились на стадии сдачи проекта по внедрению системы инженерного документооборота и архива на базе разработки ГК АСКОН ЛОЦМАН:PLM, когда прозвучал призыв к участию в выборе платформы организационно-распорядительного документооборота. Изучив рынок систем СЭД, мы практически сразу оценили универсальность, функциональность и требуемую для заказчика гибкость платформы Docsvision. Заключение партнерского соглашения о сотрудничестве с компанией-вендором оказалось делом быстрым и приятным. В ходе проекта нам помогала команда разработчиков, реализуя доработки системы. Надеемся, что это сотрудничество приведет к новым интересным проектам, а наши заказчики будут получать выгоды от автоматизации различных задач.
О компаниях
АО «Корпорация «Стратегические пункты управления» было образовано в 2012 году путем реорганизации ФГУП «Центральное конструкторское бюро тяжелого машиностроения», образованного, в свою очередь, в 1947 году в целях создания агрегатов наземного оборудования для запуска советских ракет. Кроме основной научно-производственной площадки в Москве, АО «Корпорация «СПУ-ЦКБ ТМ» имеет филиалы и представительства в Санкт-Петербурге, в Свердловской и Архангельской областях.
АСКОН — крупнейший российский разработчик инженерного программного обеспечения и интегратор в сфере автоматизации проектной и производственной деятельности. В продуктах компании воплощены достижения отечественной математической школы, 26-летний опыт создания САПР и глубокая экспертиза в области проектирования и управления инженерными данными в машиностроении и строительстве. Программное обеспечение АСКОН используют свыше 9000 промышленных предприятий и проектных организаций в России и за рубежом.
ООО «ДоксВижн» — разработчик системы управления документами и бизнес-процессами Docsvision. Специалисты компании входят в состав отраслевых экспертных советов и принимают участие в формировании стандартов электронного документооборота, в том числе и на государственном уровне.
