Сеть медицинских клиник СОВА автоматизировала работу с пациентами благодаря решениям MANGO OFFICE
С помощью коммуникационных решений для бизнеса компания не только повысила уровень клиентского сервиса, но и исключила высокую текучесть кадров.
Благодаря внедрению омниканального контакт-центра MANGO OFFICE посещаемость пациентов после записи на прием увеличилась с 75 до 90%, выручка медицинского учреждения выросла на 26%, а текучесть персонала была сокращена на 12%.
Облако объединяет
Согласно проекту для федеральной сети многопрофильных клиник СОВА, имеющей филиалы в трех городах (Саратов, Волгоград, Воронеж), была создана единая коммуникационная платформа на базе облачного Контакт-центра MANGO OFFICE. Решение решило важные задачи бизнеса — обеспечение централизованного управления географически распределенных площадок, которые обслуживают 11 филиалов во всех городах присутствия сети, создание удаленных рабочих мест для сотрудников, повышение посещаемости пациентов на прием и сокращение текучести кадров.
Распределение нагрузки, обработка обращений и автоперезвоны
Организация выделенного контактного центра в медицинском учреждении позволила выстроить наиболее производительную систему приема обращений. Реализовано это за счет комплекса технологий маршрутизации звонков и сокращения времени ответа, а также за счет повышения производительности труда персонала.
Аналитические инструменты облачного Контакт-центра MANGO OFFICE помогли отследить трудозатраты на обработку обращений и спрогнозировать нагрузку на операторов. Все входящие обращения распределяются среди сотрудников равномерно, учитывая их занятость и приоритет запросов. Дополнительно была подключена функция автоперезвона по пропущенным, которая позволила сократить процент потерянных звонков.
Как роботы повышают конверсию
В проекте особое внимание уделялось повышению конверсии на этапах «воронки»: конвертации звонка в запись и записи — в визит. Низкие показатели, которые отмечались в продажах до модернизации ИТ-инфраструктуры, были связаны со слабой отчетностью работы операторов, отсутствием контроля сотрудников на линии по показателям KPI, а также медленной обработкой обращений.
Для реализации данной задачи были подключены дополнительные коммуникационные инструменты — IVR и голосовой робот. Они распределяют звонки в разные филиалы и снижают нагрузку на операторов. Голосовой робот также обзванивает пациентов, проводит идентификацию, запрашивает подтверждение записи на прием. Робот совершает до 40 звонков одновременно и делает несколько попыток дозвониться. Сообщение на телефон он отправляет только тем, от кого не получил обратную связь. Так расходы на СМС-информирование в компании были сокращены на 30%.
В результате сети медицинских клиник СОВА удалось увеличить конверсию из звонка в запись на 7 %, посещаемость пациентов из записи на прием — на 15%, а выручку — на 26%.
Закрыть 21 вакансию за полтора месяца
Была решена еще одна важная задача — сокращение текучести кадров в колл-центре медицинской организации. Для этого были подключены инструменты для аналитики и контроля качества работы персонала.
«Создание эффективных удаленных рабочих мест с помощью решения MANGO OFFICE помогло нам снять проблему кадрового дефицита. Мы привлекли специалистов из регионов и закрыли 21 вакансию всего за полтора месяца. При этом рабочий процесс удаленных операторов полностью прозрачен и находится под контролем. Мы разработали систему мотивации на основе аналитики результатов каждого менеджера, что снизило текучесть среди операторов на 12%. Для бизнеса это существенная экономия ресурсов на поиск, найм и обучение новых сотрудников», — прокомментировала Юлия Гельмут, руководитель контактного центра сети клиник СОВА.
Отдельным этапом модернизации ИТ-инфраструктуры стала интеграция коммуникационной платформы MANGO OFFICE с информационными системами сети клиник для обмена данными. Это позволило персонифицировать общение: идентифицировать пациента по номеру телефона, открывать его карточку, историю обращений в клинику.
Отраслевое решение для медицины
«Благодаря накопленному опыту и гибкости наших решений мы сформировали отраслевое предложение на основе коммуникационных инструментов, которые действительно необходимы и полезны в медицине. Они помогают компаниям, действующим в сфере здравоохранения, перейти на новый уровень и поддерживать высокие стандарты качества обслуживания, принятые в отрасли», — прокомментировал Константин Бабкин, руководитель по развитию крупного бизнеса MANGO OFFICE.
К настоящему моменту уровень обрабатываемых обращений в клинике составляет 96%, но компания СОВА нацелена на качественную обработку всех без исключения контактов с пациентами.
О клиниках
СОВА — федеральная сеть коммерческих клиник, основанная в 2007 году. Компания предоставляет клиентам многопрофильную медицинскую помощь: консультативные приемы и хирургическое лечение, лабораторная, ультразвуковая и лучевая диагностика, физиотерапевтическое лечение.
О компании
MANGO OFFICE — разработчик программного обеспечения и сервисов для бизнес-коммуникаций, один из ведущих поставщиков SaaS-решений. В линейке MANGO OFFICE решения для профессиональной обработки звонков и коммуникаций в цифровых каналах, облачные платформы для контакт-центров, инструменты MarTech, а также средства организации совместной и удаленной работы, включая защищенный корпоративный мессенджер и видеоконференции. Облачной платформой MANGO OFFICE пользуются 60 тыс. российских компаний, обслуживаемый трафик — более 4 млн звонков в сутки.