ООО «РКС-энерго», Гарантирующий поставщик электроэнергии на территории Ленинградской области, снизило объем бумажных документов на 70% — таковы итоги внедрения системы электронного документооборота Docsvision, которая последовательно развивается в компании уже 5 лет.
В настоящее время «РКС-энерго» обеспечивает электроэнергией более 800 000 человек, свыше 9 000 юридических лиц, включая крупную промышленность, а также большинство бюджетных учреждений и коммунальных предприятий, расположенных в городах Ленинградской области. В состав компании входят 18 отделений, более 37 обслуживаемых населенных пунктов. Центральный офис компании «РКС-энерго» находится в Санкт-Петербурге.
До внедрения системы электронного документооборота пересылка бумажных документов между филиалами и центральным офисом занимала много времени, а количество документов могло достигать нескольких тысяч в месяц. Поэтому первоочередной задачей внедрения СЭД было снижение объема бумажных документов и, как следствие, ускорение обмена документами между офисами.
Другой важный момент, который удалось решить с внедрением СЭД, – упорядочивание всех поступающих документов.
Но внедрением системы проект по снижению объема бумажных документов не ограничился, далее последовало внесение изменений во внутренние бизнес-процессы, продолжаются работы по модернизации и развитию системы. На сегодняшний день в компании завершился проект по обновлению платформы, с целью ускорения работы системы, и все сотрудники работают в последней версии Docsvision 5.4.
Быстро перевести бизнес-процессы практически в новую систему Docsvision 5.4 помогли специалисты «Диджитал Дизайн», которые все это время осуществляли техническую поддержку платформы», – комментирует директор по информационным технологиям «РКС-энерго» Евгений Викторов. По его мнению следующим крупным этапом развития системы электронного документооборота будет организация юридически значимого обмена неформализованными электронными документами путем интеграции СЭД Docsvision c операторами ЭДО. Таким образом, компания сможет обмениваться любыми неформализованными внешними и внутренними документами с поставщиками, партнерами, клиентами, удаленными подразделениями, не выходя из системы Docsvision, с применением квалифицированной электронной цифровой подписи.
