ИСКО «Ареопад» — комплексное решение класса BMS (Board Management Software) предназначено для эффективной организации полного цикла работы с заседаниями и совещаниями.
Это подготовка повестки, проведение голосования, фиксация обсуждений и принятых решений, отслеживание исполнения поручений. И все это с возможностью удаленной онлайн и офлайн работы и обеспечением защиты переданных данных в соответствии с требованиями регуляторов. Дистанционный формат проведения совещаний возможен благодаря использованию инструментов Office Online, систем ВКС и чатов в системе, настроенных маршрутов согласования документов и работы с поручениями. Безопасность дистанционного взаимодействия участников обеспечивается за счет шифрования каналов передачи данных и документов на устройствах, а также использованием электронной подписи для обеспечения юридической значимости процессов.
«Ареопад» является связующим звеном между программными решениями, задействованными при организации совещаний. Так как работа в системе обеспечивает безопасную и комфортную работу с документацией и материалами, необходимыми на заседании, она позволяет организовать заседание в электронном виде с широкими возможностями коммуникации, а также обеспечить юридическую значимость принятых решений.
Новый функционал и направления развития
В период массового перехода компаний на дистанционный формат взаимодействия корпоративные приложения получили мощный импульс для развития как в плане функциональных возможностей, так и областей применения. Это связано с возросшими потребностями бизнеса в их использовании. Удаленная работа невозможна без видеоконференцсвязи, поэтому в новой версии настроена интеграция со Skype for Business: в карточке заседания отображается ссылка на собрание, и переход на конференцию осуществляется одним кликом. Так как онлайн-конференции в различных компаниях организованы при помощи различных решений, в дальнейшем планируется интеграция и с другими ВКС-системам, а текущая версия «Ареопад» позволяет использовать их в режиме Split View на iOS.
Значительно выросло и время использования приложений, что всегда влечет за собой необходимость повышения удобства работы пользователей. При разработке ИСКО «Ареопад» особое внимание было уделено дизайну интерфейсов с учетом пользовательского опыта, а доработки последней версии сделают работу еще удобнее.
Для каждого коллегиального органа в справочнике была добавлена вкладка «Материалы», секретарям теперь доступна библиотека документов предприятия для размещения и структурированного хранения справочных и аналитических материалов, возможность комментировать материалы и формировать отчеты по статистике проведенных заседаний и результатам голосования.
При подготовке к заседанию отслеживать версионность файлов смогут не только секретари, но и все участники заседаний, а вопросы заседания можно классифицировать по типам. Для каждого типа могут быть настроены свои правила принятия решений по результатам голосования, а к каждому вопросу теперь есть возможность создать подвопросы для комплексного рассмотрения. Корпоративные секретари теперь смогут подписывать документы факсимиле, а также фиксировать голоса в интересах участников заседания при помощи функции делегирования.
Новая версия системы позволяет гибко управлять временем совещания, обсуждения и голосования по конкретным вопросам. Также в новой версии доступна дистанционная очистка данных с мобильных устройств.
Алексей Паламарчук, ведущий юрисконсульт в Аппарате корпоративного секретаря Совета директоров ПАО «ЧТПЗ», где ИСКО «Ареопад» используется уже более года, поделился опытом использования системы в условиях пандемии:
«Заявленные преимущества ИСКО «Ареопад» стали явно заметны во время вынужденной дистанционной работы в условии пандемии. В ПАО «ЧТПЗ» мы пошли по пути упрощения коммуникации между менеджментом, аппаратом корпоративного секретаря и членами Совета директоров при помощи предоставления доступа к участию и голосованию на заседаниях из любой точки мира, и уже год все заседания проходят с использованием системы «Ареопад». За первый месяц пандемии мы не только не сбавили темп проведения заседаний, но и предоставили бизнесу возможность решения вопросов в условиях форс-мажора: группа компаний провела 12 заседаний и рассмотрела 40 вопросов».
Уникальный функционал ИИ. Применение искусственного интеллекта
Благодаря работе экспертов “Диджитал Дизайн” система развивается в ногу со временем: в решении стало возможным использование искусственного интеллекта и машинного обучения. Алгоритмы искусственного интеллекта могут применяться для эффективного анализа обсуждений и выступлений, сопутствующих совещанию: автоматического формирования полной стенограммы совещания, составления отчетных документов и генерации резюме собрания. Их применение позволяет быстро получить точные итоги собрания, не упустив важных идей, и в любой момент быстро воспроизвести в памяти основные положения — это уникальная функциональность среди решений этого класса.
Вот некоторые из возможностей применения ИИ для проведения заседаний коллегиальных органов:
- Распознавание речи и перевод сказанного в текстовый формат;
- Обработка информации, полученной в ходе собрания;
- Выделение основных идей и пунктов совещания;
- Формирование их краткого изложения;
- Использование обработанной информации при формировании отчетных документов по настроенным шаблонам.
В части развития применения в решении искусственного интеллекта Digital Design планирует максимально использовать потенциал технологий распознавания и анализа речи для автоматизации рутинных задач и создания новых инструментов для повышения эффективности работы коллегиальных органов и связанных с ними бизнес-процессов. Но и уже доступное использование искусственного интеллекта для стенографирования совещаний различных уровней и смыслового анализа текста является уникальной технологией среди конкурентных решений и аналогов.
Изначально система «Ареопад» была разработана для организации деятельности Совета директоров, Правления и комитетов при них, а также государственных органов для обеспечения безопасного и комфортного проведения заседаний и совещаний. Теперь, используя расширенный функционал и оценив удобство использования решения, компании подключают к нему оперативные и рабочие группы, а также профильные группы для подготовки и проведения совещаний экспертных групп и профильных комиссий.