Компания «ДоксВижн» выпустила методическое пособие по подготовке и переходу предприятий к полностью безбумажному документообороту.
Впервые в одном документе и в доступной форме рассмотрены все необходимые шаги, а конкретная методика и дорожная карта перехода позволят компаниям правильно определить границы и этапы такого проекта. Материал актуален для тех, кто планирует переход на ЭДО, уже ведёт проект или просто хочет разобраться в этом вопросе. Владимир Андреев, президент «ДоксВижн» и эксперт в вопросах СЭД/ECM, представил эти практические рекомендации в серии из 5 вебинаров по ЮЗДО — их запись, как и само пособие в электронном виде, доступны на сайте компании.
Идея подготовки пособия возникла под влиянием двух факторов. С одной стороны, практика «ДоксВижн» и партнёров–интеграторов СЭД/ECM-платформы показывает, что компании, сталкиваясь с необходимостью перехода на безбумажный документооборот, не всегда представляют себе последовательность действий и весь спектр предстоящих задач. Процесс имеет юридические, технические, структурные и организационные аспекты, и не всегда очевидно даже, кто конкретно в компании должен этим заниматься. С другой стороны, при растущей актуальности этого вопроса и большом количестве материалов в интернете, информация разрознена и нацелена на функционально разные аудитории.
Задача, которую ставили перед собой авторы «ДоксВижн» – создать единый документ, комплексно рассматривающий переход на ЮЗДО. На 30 страницах пособия изложено главное, что нужно знать руководителю или инициатору такого проекта перед его началом. После изучения пособия станет ясно, какие цели нужно ставить перед собой, как делить переход на этапы, и тема в целом перестанет вызывать путаницу. Материал составлен с учётом изменений в области электронного документооборота, о которых российским предприятиям необходимо знать в 2017 году.
Владимир Андреев, президент компании «ДоксВижн», прокомментировал ключевую цель подготовки материала: «Отказ от бумаги не локализуется в одной службе организации – это комплексный процесс, требующий разносторонней подготовки и вовлечения различных специалистов (IT, юристов, делопроизводителей, владельцев процессов). Необходимость в учебном материале на тему перевода организации на безбумажный документооборот назрела уже давно: целостного взгляда на этот процесс до сих пор сформулировано не было, а ведь компании ждут от нас не просто ответов на вопросы – им нужно комплексное видение. Мы поняли, что именно мы можем это видение сформулировать.
При подготовке мы пользовались консультациями юристов и специалистов компаний-операторов ЭДО. К слову, не на все вопросы ответы было найти легко – это связано с недостаточной практикой использования безбумажных технологий. В итоге мы сформулировали видение процесса, последовательность перевода организации на безбумажные рельсы, а также набор ограничений, которые не позволяют сегодня полностью отказаться от бумаги, — всё это закреплено в методической брошюре и учебном курсе.
Получившиеся материалы — безусловно, «живой инструмент», мы будем вносить в них изменения по мере изменения ситуации в нормативном и техническом обеспечении, с учётом прецедентов проектной практики».
